Excel・チャットで十分？Backlogを導入する前に比べる3つの選択肢

「TeamsもExcelも使っているのに、どうして管理ツールをもう一つ増やすの？」

Backlogを提案すると、この質問が返ってくることがあります。現場では毎日聞き回っているし、会議前には資料を作り直している。それでも決裁者に見えるのは、新しく増える利用料です。「便利そう」「見える化できます」だけでは、今のやり方を変える理由が伝わりません。

判断するには、今の運用を続ける、既存ツールの使い方を直す、Backlogを追加するという3案を、同じ業務で比べる必要があります。この記事では、導入を提案する担当者と決裁者が、何を比べればよいかを整理します。

先に結論
担当者・期限・経緯を、今ある道具で関係者が自分で確認できるなら、運用改善を先に試す価値があります。ルールをそろえても、依頼・進捗・判断が複数の場所に散らばり、誰かが毎回集め直しているなら、Backlogで案件ごとにまとめる運用を比較候補にできます。

「Excelで管理できる」と「聞かなくても分かる」は別の確認事項

一覧表に担当者と期限があっても、それだけで現在地が分かるとは限りません。例えば状態が「対応中」でも、作業中なのか、顧客の返事待ちなのか、別部署の確認待ちなのかは、担当者に聞かないと分からないことがあります。

次の会議で知りたいのは、表があるかどうかより、「何が止まっていて、誰の次の行動が必要か」です。まず進行中の案件を一つ選び、本人へ聞かずに次の4つを確認できるか見てください。

• 今の担当者と、次に動く人は誰か
• 期限が変わった理由と、最新の期限は何か
• どの依頼・ファイル・判断をもとに作業しているか
• 担当者が休んでも、別の人が続きを説明できるか

分からない理由が「更新の担当やタイミングを決めていない」なら、先にルールを直します。「更新はされているが、表・メール・チャットをたどらないとつながらない」なら、情報を仕事単位でまとめる方法を比較します。

導入前に比べる3つの選択肢

会社の全業務を一つの選択肢へ寄せる必要はありません。月次の集計はExcel、日々の進行管理はBacklog、と業務ごとに選べます。ただし、同じ進捗を両方へ手入力する設計にすると、作業が増えます。

まず既存ツールで改善できることを確認する

最新版が分からないなら、管理表の置き場所をそろえる

「最新版」「最新版2」「会議用」というファイルがメールに添付されているなら、管理表の原本を一つにして、関係者がそこを参照する運用を検討します。誰がどの項目を更新するかもセットで決めます。

Excelにも、対応する環境で同じブックを共同編集する機能があります。利用バージョンや保存場所などの条件はMicrosoft公式の共同編集の説明で確認できます。「Excelでは共有できない」という前提で新しいツールを買う必要はありません。

チャットの依頼が流れるなら、依頼を管理する場所を決める

「これお願いします」というメッセージだけで仕事が始まり、担当・期限が一覧に残らないなら、チャットを送った後に誰が管理表へ登録するかを決めます。最低限、依頼内容、担当者、期限、状態、判断の参照先が分かるようにします。

チャットを相談に使うこと自体は問題ありません。正式な依頼や決定が、どこを見れば分かるのかが必要です。「表を更新したら別のチャットにも同じ文章を書く」など、報告のためだけの二重入力は減らせないか確認してください。

すでにタスク管理機能があるなら、利用条件を調べる

会社で使っているサービスに、まだ活用していないタスク管理機能があるかもしれません。例えばMicrosoft Plannerには、タスクにファイルやリンクを添付する機能があります。公式の機能説明を確認し、自社の契約・設定で必要な運用ができるか調べます。

「すでに契約しているから無料」と決めつけず、追加ライセンスの要否、社外メンバーの参加条件、管理者の設定負担まで確認します。そのうえで、必要な管理ができるなら既存ツールも比較案に残してください。

Backlogを比較する理由は、今の作業を何に置き換えるか

Backlogでは、課題ごとに担当・期限・状態を管理し、コメントでやり取りを残す運用を組めます。コメントの機能はBacklog公式でも確認できます。価値が出るかは、現場のどの作業を置き換えるかで変わります。

以下は比較方法を示す仮の場面で、実際の導入事例や効果実績ではありません。

営業と制作が、同じ修正依頼の現在地を知りたい場合

営業がチャットで修正を依頼し、制作担当がExcelへ登録し、顧客の追加指示はメールに届く。進行管理者が会議前に3か所を集め直している場合を考えます。

既存ツール改善案では、依頼を一覧へ登録する人、決定の参照先、状態を更新するタイミングを決めます。Backlog案では、修正依頼を一つの課題へ登録し、追加指示や確認結果をそのコメントに残す運用を試します。

比べるのは、「Backlogに入力できたか」だけではありません。営業が制作担当に聞かずに状況を確認できたか、管理者の会議前の集め直しが減ったかです。顧客とやり取りするメールをすべて廃止する必要はありませんが、メールで決まったことを課題へ反映する人は必要です。

他部署や協力会社への確認で、仕事が止まりやすい場合

担当者は決まっていても、「今は誰の回答を待っているか」が本人の頭の中だけにあると、管理者は聞き回ることになります。待っている相手、確認内容、回答期限、次の作業を関係者が参照できる形にします。

これが既存の管理表で無理なく続くなら、その案でも構いません。Backlogで相手も課題やコメントを確認する場合は、参加範囲や見せてよい情報を先に決めます。認証・権限の確認は稟議・セキュリティ確認の記事で整理しています。

やめる作業を決められないなら、費用比較の前に整理する

「Backlogにも入れて、これまでのExcelも同じように更新して」とすると、現場には管理先が増えただけに見えます。「進捗の原本はどちらか」「会議資料に転記する作業をやめられるか」「誰への定型報告を置き換えるか」を決めてから比較します。

残す帳票と移す情報の具体的な整理は、Excel管理からの移行判断・手順を参照してください。

費用は、利用料と残る管理時間を同じ条件で比べる

既存ツール案は月額0円、Backlog案だけ利用料あり、と並べると比較が偏ります。既存ツールにも追加の設定・教育や管理時間がかかる一方、すでに会社が支払っていて今後も必要なサービスの料金を、今回の改善だけへ全額付け替えるのも不適切です。

今回の対象業務を変えることで、新たに増える費用・減る費用・残る仕事を両案でそろえます。

• 初期費用：運用ルールの準備、設定、移行、教育、外部への支払い
• 毎月の追加費用：必要な利用料・オプションと、追加で発生する管理や入力の負担
• 残る時間：確認、会議準備、探索、転記。共通の現状から何時間減るか
• 浮いた時間の使い道：提案、顧客対応、制作など、実際に振り向ける仕事

同じ対象人数・時間単価・現状の業務時間を使い、既存ツール改善案とBacklog案それぞれの削減率・費用で費用対効果シミュレーターを試算すると比較しやすくなります。既存ツール案ではBacklogの利用料を「含めない」にし、その案に必要な費用を追加運用費へ入れます。2案の結果を足し算せず、どちらを選ぶかの比較に使ってください。

既存ツールで月10時間、Backlogで月15時間を減らせると仮定した場合、買い足す理由として説明したいのは追加の5時間と、その違いを生む運用です。15時間すべてが、既存ツールでは得られない効果とは限りません。削減時間を金額へ換算しても、給与や現金がその額だけ減るわけではありません。

人数や必要機能に合うプランはBacklogの料金記事で確認してください。現在の人数に加え、他部署・社外メンバーを含む利用範囲も予算へ反映します。

上司へは、比較案を1枚で説明する

「Backlogが便利なので使いたい」から始めると、製品の好みの話になりがちです。次の順で書くと、決裁者が追加費用の理由を確認できます。

1. 対象業務と困りごと：誰のどの仕事で、確認・集め直しが起きているか
2. 既存ツール改善案：保存先やルールをどう変え、どの作業が残るか
3. Backlog案：何を課題にまとめ、どの入力・報告を置き換えるか
4. 費用と見込み：両案の初期費用、年間追加費用、創出時間と振替先
5. 次に確かめること：実案件一つで、担当者が更新し、関係者が状況を読めるか

社内説明の書き方
現在、○部の○名で○○業務を行い、進捗確認と会議準備に月○時間かかっています。既存ツールでは○○の運用改善を検討していますが、○○の集め直しは残ります。Backlog案では○○を課題単位にまとめ、○○の転記・報告を置き換えます。両案の費用と見込み時間を比較したうえで、実案件一つを使って追加導入の価値を確かめたいと考えています。

まだ測っていない数字は「見込み」と記載します。既存ツール案が未検証なら、試した結果として書かず、検討中の案として説明してください。

よくある質問

Teamsを使っている会社にBacklogは必要ですか？

Teamsを使っているという理由だけでは決まりません。自社の契約と設定でタスクを管理でき、担当・期限・経緯を関係者が確認できるなら、その運用を先に試す価値があります。案件の情報が分散して集め直しが残る場合は、Backlog案との違いを実案件で確認します。

Excelをすべてやめる必要がありますか？

ありません。計算・分析・帳票はExcelに残せます。進捗の原本と更新する人を明確にし、同じ状態を二重に手入力する範囲を減らします。

入力する手間が増えるのではありませんか？

増える可能性があります。Backlogへの登録・更新を、これまでの転記や定型報告と置き換えられるかがポイントです。入力の追加分を含めた時間で比較し、「情報が整ったから成功」とだけ評価しないようにします。

少人数ならExcelで十分ですか？

人数だけでは決まりません。少人数でも社外との確認が多い案件では経緯の共有が必要です。一方、大人数でも更新の少ない集計表ならExcelが合うことがあります。関係者が、必要な情報を本人に聞かずに得られるかで考えてください。

次に進むなら、今の仕事を一つ選ぶ

保存先や更新ルールの整理で解決できそうなら、既存ツールの改善から始めます。改善しても集め直しが残りそうなら、Backlogで何を置き換えるか決め、同じ業務で比べます。判断軸を詳しく確認したい場合はBacklogが自社に向くかを確かめる7つの基準も参照してください。

試す対象は、実際に動いている案件一つで十分です。操作を一通り見るより、依頼する人・作業する人・状況を見る人が同じ情報で仕事を進められるかを確かめてください。

実案件で比較する30日間の進め方を見る

機能の参照先は2026年9月26日に確認しました。利用条件は契約・プラン・管理者設定によって異なるため、各公式資料と自社の契約条件で確認してください。