企業が日々直面している「見えないコスト」は、多くの場合、表面化しにくいが、業績に大きな影響を与えています。
これには、情報検索にかかる時間や非効率なコミュニケーション、無駄な会議の準備などが含まれます。プロジェクト管理ツールを導入することで、これらのコストを削減し、労働生産性を劇的に向上できます。
情報検索はツールによる検索精度の問題もありますが、どちらかというと不毛なやりとりや集まる必要ないのに集まってる無駄な会議などが、地味に見えてるけど隠れてるコストという印象が多いです。
この効果は、単なるコスト削減に留まらず、企業の戦略的リソースの有効活用を可能にし、結果的に売上総利益や労働生産性が大幅に改善します。日本の労働環境では、直接的な人件費削減が難しい場合が多いですが、浮いた時間を新たな経済活動に再投資することで、持続的な成長が期待できます。
「見えないコスト」を見える化する
企業の多くは、日常業務において膨大な時間を「見えないコスト」として消費しています。
例えば、社員が一日のうちどれだけの時間を情報検索やメール、チャットのやり取りに費やしているか考えてみてください。
知識労働者は一般的に、勤務時間の約30%をこのような非効率な活動に費やしているとされています。これが、企業の利益を徐々に侵食しているのです。
実際に成功した事例たち
マッキンゼーの調査結果によると、
- プロジェクト管理における自動化により生産性が最大20%向上 ※1
- デジタルツールを戦略的に活用している企業は、全体的な業務効率が25%向上 ※2
- プロジェクト管理の効率化により、プロジェクト期間を20%短縮し、コストを35%削減 ※3
QCDのいずれかもしくは複数に効果あることが事例としてみられます。
また、プロジェクト管理ソフトウェアを導入した組織は、
- プロジェクトの成功率が27%向上
- リソース活用率が25%改善
- 財務の不一致が30%減少
※1
と、良いことづくしな感じ。特に、コミュニケーションの効率化、タスク管理の最適化、リソース配分の改善などが主要な改善要因となっています。
※1: Project Management Software Trends Guide 2024 & Beyond
※2: Leveraging Technology for Effective Productivity Management
※3: Project Management: The Key Differentiating Factor
プロジェクト管理ツールが果たす役割
プロジェクト管理ツールは、これらの課題を解決するために設計されています。以下の機能が、コスト削減と生産性向上を支えます。
- 情報の一元化
社内の情報がバラバラに管理されている場合、社員は必要なデータを見つけるのに多くの時間を費やします。プロジェクト管理ツールは、ドキュメント、タスク、進捗などを一箇所にまとめて管理することで、検索時間を劇的に短縮します。 - タスク管理の最適化
タスクのローカル管理や、担当者にタスクの状況を都度確認するためのやり取り、担当者間での不明瞭な役割分担が原因で、無駄な作業が発生しています。プロジェクト管理ツールはタスクを状態や完了条件を明確にし、優先順位を付けることで、効率的な作業分配が可能になります。これにより、余計なやり取りや再確認のための会議が減り、効率が向上します。 - 迅速な意思決定
社員同士のコミュニケーションがスムーズに行える環境を整えることで、意思決定のスピードが向上します。例えば、メンション機能や自動リマインダーを使うことで、情報が必要な人に即座に届き、プロジェクトの遅延を防ぐことができます。
具体的な数字でどれくらい効果が見込めるか予測する
なんとなく良さそうな雰囲気は感じますが、実際の数字でどうなるか知りたいところ。
見えないコストを定量化するために現場ヒアリン必要ですが、仮の値で考えておおよその効果は把握できます。
なのでとりあえず、色々仮定して計算してみましょう。
前提
現在、一日の勤務時間（8時間）の30%が見えないコストとして消費されていると仮定します。
これは、情報検索や非効率なコミュニケーションなどに費やされている時間です。
プロジェクト管理ツールの導入により、この見えないコストが50%削減されると仮定します。
すでにメールだったり紙でのやり取りから脱却しているチームや組織は50%もコスト改善されないな。、。それでも「見える化」による仕事の質の向上には十分効果あります。不毛なやり取りのチリツモが減るだけでもストレスだいぶ減ります。
AsIs（現状）: 8時間 × 30% = 2.4時間
改善効果（1日あたりの削減時間）: 8時間 × 30% × 50% = 1.2時間（1日あたりの削減時間）
ToBe（改善後の計算）: 2.4時間 - 1.2時間 = 1.2時間
シミュレーション1: 30人規模の会社の場合
- 前提条件: 社員30人が、1日8時間、年間250日（単純に土日祝を除いた大体の営業日数）働いていると仮定。
- 年間の浮いた時間: 30人 × 250日 × 1.2時間/日 = 約9,000時間
- 月間で浮いた平均時間: 約9,000時間 ÷ 12 = 750時間
- 年間コスト換算: 9,000時間 × 平均時給2,000円 = 約1,800万円/年
- 月間平均コスト換算: 約1,800万円/年 ÷ 12 = 150万円/月
シミュレーション2: 100人規模の会社の場合
※30人を100人にしただけで他の条件は一緒です。
- 前提条件: 社員100人が、1日8時間、年間250日働いていると仮定。
- 年間の浮いた時間: 100人 × 250日 × 1.2時間/日 = 約30,000時間
- 月間で浮いた平均時間: 約30,000時間 ÷ 12 = 2,500時間
- 年間コスト換算: 30,000時間 × 平均時給2,000円 = 約6,000万円/年
- 月間平均コスト換算: 約6,000万円/年 ÷ 12 = 500万円/月
見えないコスト = 生産性が低いコストとしてみると、これらが半減すると、月当たりの浮いた時間と換算コスト、どうでしょう？
結構、収益に関わる仕事を増やせそう、という印象持てませんか。
もちろん、導入直後からこれだけの効果が出るわけではありません。導入教育や徐々に削減効果が出てくるのが現実的です。
ポイント
変化を嫌ったりITリテラシーが低い人も参画できるように最初は徹底的にシンプルな運用にして、焦らずに、『まずは慣れる、効果を少しでも実感してもらう』、を目指すが全体的な効果を出すための最も近いやり方です。
どういうわけか、「そんなツールやサービスより表計算ソフトで管理するのがスマートだ！」という勢力がいます。このような勢力にも表計算ソフトとの違いと効果予測を説明してあげましょう。
