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Backlogの導入効果を説明しようとして、いきなり「生産性が何％上がる」と書くのは危険です。
会社や業務によって、今かかっている無駄な時間も、ツール導入後に減らせる割合も違うからです。大きな数字を作って稟議が通っても、契約後に再現できなければ導入担当者が説明を求められます。
最初に測るのは、売上でも全従業員の総人件費でもありません。対象チームで実際に起きている、次の4つです。
- 進捗を聞き回る時間
- 会議資料を作るために状況を集める時間
- チャットやファイルから情報を探す時間
- Excel、メール、チャットへ同じ内容を転記する時間
先に結論
費用対効果は「対象人数 × 1人あたり削減時間 × 時間単価」で小さく試算します。ただし、浮いた時間はそのまま現金になるわけではありません。何の仕事へ振り向けるかまで決めて、初めて稟議の根拠になります。
目次
「人件費○万円削減」と言い切らない
たとえば月100時間の作業が減り、時間単価が3,000円なら、時間価値は30万円です。しかし、翌月から給与支払いが30万円減るわけではありません。
削減時間には、次の3種類があります。
| 種類 | 意味 | 稟議での書き方 |
|---|---|---|
| 実支出の削減 | 残業・外注・追加採用などが実際に減る | 支出削減見込みとして記載 |
| 能力の創出 | 同じ人数で顧客対応や案件処理を増やせる | 創出時間と振替先を記載 |
| リスクの低減 | 抜け漏れ、引き継ぎ失敗、期限超過を減らす | 件数・影響・再発防止として記載 |
特に多くの会社では「能力の創出」が中心です。したがって、「人件費を削減できる」ではなく、「月○時間を○○業務へ振り替えられる見込み」と説明するほうが現実的です。
まず対象範囲を1チーム・1業務へ絞る
全社の効果を試算すると、仮定が多くなり数字が信用されません。
最初は、次のように対象を限定します。
- 営業企画6人の制作依頼20件
- カスタマーサポート8人の改善タスク
- 制作会社と自社5人で進めるウェブ更新案件
- 情報システム4人の社内問い合わせ対応
「誰の、どの仕事を、何件管理するか」が曖昧なら、効果測定も曖昧になります。
測るべき4つの時間
1. 進捗確認
「あの件どうなっていますか」「担当は誰ですか」と聞く側と、回答する側の両方を数えます。
例：管理者が1日20分、5人の担当者が回答に各5分使う場合
- 管理者：20分 × 20営業日 = 月400分
- 担当者：5分 × 5人 × 20営業日 = 月500分
- 合計：月900分（15時間）
2. 会議準備と進捗報告
会議時間だけでなく、事前に状況を集め、資料へ転記する時間も測ります。
Backlogを導入しても意思決定の会議は必要です。減らす対象は、各自の状況を読み上げるだけの時間と、その資料作りです。
3. 情報探索
チャット、メール、共有フォルダを行き来して、依頼内容・最新版・過去の判断を探す時間です。
1回の探索が短くても、人数と回数が増えると大きくなります。1週間だけ、探し始めた時刻と見つかった時刻を簡単に記録します。
4. 二重入力・転記
チャットの依頼をExcelへ写す、会議メモを一覧表へ反映する、同じ進捗を複数の相手へ送る作業です。
すべての転記をなくす必要はありません。正式帳票など残すべきものと、進捗を伝えるためだけの転記を分けます。
月間の時間価値を計算する
基本式は次のとおりです。
月間の時間価値 ＝ 対象人数 × 1人あたり月間削減時間 × 時間単価
時間単価は給与の時給だけではなく、会社負担の社会保険、設備、間接費を含める場合があります。社内で使っている標準単価があれば、それを使ってください。分からない場合は、まず給与ベースで控えめに計算し、前提を明記します。
例：6人チームの場合
| 項目 | 現在 | トライアル後 | 月間削減 |
|---|---|---|---|
| 進捗確認 | 15時間 | 6時間 | 9時間 |
| 会議準備・報告 | 12時間 | 7時間 | 5時間 |
| 情報探索 | 18時間 | 12時間 | 6時間 |
| 二重入力 | 8時間 | 5時間 | 3時間 |
| 合計 | 53時間 | 30時間 | 23時間 |
時間単価を3,000円とすると、月間の時間価値は69,000円です。
これは「毎月69,000円の現金が戻る」という意味ではありません。月23時間を顧客対応、提案、制作、改善などへ振り替えられる可能性を表します。
導入費用は利用料だけではない
ROIを過大にしないため、次の費用を含めます。
| 費用 | 内容 |
|---|---|
| 利用料 | Backlogの月額・年額、必要ならNulab Pass等 |
| 初期設定 | プロジェクト、権限、課題種別、運用ルールの準備 |
| 移行 | Excelや既存ツールから進行中案件を移す時間 |
| 教育 | 参加者への説明、最初の課題登録・更新支援 |
| 運用 | 管理者による権限・アカウント・ルールの見直し |
| 並行運用 | トライアル中に旧管理と照合する時間 |
2027年以降のプラン料金は、Backlogの料金は2027年にどう変わる？で人数とプロジェクト数別に確認できます。
ROIと回収期間の計算
ROI
ROI（％）＝（期間内の時間価値 − 期間内の導入費用）÷ 期間内の導入費用 × 100
回収期間
回収期間（月）＝ 初期費用 ÷（月間の時間価値 − 月間運用費用）
月間の時間価値が69,000円、月間運用費用を含む利用関連費が36,300円、初期準備を60,000円相当と仮定すると、月間の差は32,700円です。単純計算の回収期間は約1.8か月です。
ただし、この例をそのまま稟議へ使ってはいけません。自社の料金プラン、対象人数、実測時間へ置き換えてください。
導入前の仮説と、トライアル後の実測値を分ける
稟議では、見込みと実績を同じ数字のように扱わないことが大切です。
| 段階 | 使う数字 | 目的 |
|---|---|---|
| トライアル前 | 1週間の現状計測と控えめな改善仮説 | 試す価値があるか判断 |
| トライアル中 | 実際の確認回数、作業時間、更新率 | 運用が機能するか確認 |
| トライアル後 | 開始前との差分 | 契約・再検証・見送りを判断 |
| 導入3か月後 | 継続的な削減時間と利用状況 | 対象拡大・縮小を判断 |
30日間の進め方はBacklog無料トライアルの30日検証手順で整理しています。
数字にしにくい効果は、件数で記録する
すべてを円換算すると、かえって不自然になります。次のような効果は件数で記録します。
- 担当者不明の仕事が何件減ったか
- 期限超過を事前に見つけた件数
- 引き継ぎ時に本人へ聞かず解決できた件数
- 顧客や社外メンバーとの認識違いを防いだ件数
- 管理者が代行入力しなくても更新できた人数
重大なミスを1件防いだ価値を無理に金額へ変換せず、「どのリスクを何件減らしたか」と説明します。
稟議へ書くときの順序
- 現在発生している確認・会議・探索・転記の時間
- 対象チームと対象業務
- 30日トライアルで確認する指標
- 導入費用と初期負担
- 控えめな削減見込み
- 浮いた時間の振替先
- 契約・再検証・見送りの基準
セキュリティや認証も含めた稟議全体はBacklog導入の稟議・セキュリティ確認リストを参照してください。
よくある失敗
全社員が毎日1時間削減できると仮定する
対象外の人まで含めると数字が膨らみます。最初の利用者と対象業務だけで計算します。
浮いた時間をそのまま人件費削減と書く
給与や人数が変わらないなら、実支出は減りません。創出時間として、何に振り向けるかを書きます。
導入・移行・教育時間を費用に入れない
初月は負担が増えることがあります。進行中の1案件に絞り、初期負担を測ります。
改善率を先に決める
「50％改善」と置く前に、開始前とトライアル後の実測値を比べます。
効果が出なかったときの判断を決めない
更新率や削減時間が基準に届かなければ、全社展開を止め、案件選び・課題の粒度・運用担当を見直します。
まとめ：大きな効果を主張するより、小さく再現できる数字を作る
Backlog導入の費用対効果は、一般的な生産性向上率ではなく、自社の現状から計算します。
- 対象を1チーム・1業務へ絞る
- 確認・会議・探索・転記時間を測る
- 削減時間を実支出、能力創出、リスク低減に分ける
- 利用料だけでなく初期設定・移行・教育も費用に含める
- トライアル後の実測値で契約・見送りを決める
稟議で信頼されるのは、大きな数字ではありません。前提が明確で、30日後に検証できる数字です。