「やるべきこと」に追われていませんか？
「やることが多すぎて、どれから手をつければいいかわからない…」
そんな状態に陥ったことはありませんか？
- 仕事では、毎日のタスクに追われ、締め切りが迫るたびに焦る。
- 家事では、片付けや掃除、買い物など、気づけばやることが山積み。
- 育児では、子どもの宿題チェックや習い事の送り迎え。
- プライベートでも、友人との約束や趣味の計画が後回しになりがち。
頭の中に「やらなきゃいけないこと」が溢れたままでは、ストレスも増えます。
結果、どうなるか？
- 本当に重要なことが後回しになってしまう
- やるべきことを忘れてしまう
- どれも中途半端になり、達成感が得られない
これを解決するために有効なのが、GTD（Getting Things Done）というタスク整理術です。
GTDは、頭の中にあるすべてのタスクを外に出し、優先順位をつけて整理し、
行動ベースで実行することで、驚くほど効率的な日常を作り出します。
この記事では、GTDを使った実践方法を具体例を分かりやすく紹介します！
ステップ1：「収集」—まずは頭の中のタスクをすべて外に出す
GTDの最初のステップは 「収集（Capture）」 です。
ここでは、頭の中にあるやるべきことや気になっていることをすべて外に出し、リスト化します。
この段階で重要なのは、まだ 整理や優先順位を考えない こと。
思いつくまま、すべてを書き出しましょう！
どんなことを書き出す？
「これもタスクに含まれるの？」と思うような小さなことも含めて書き出すのがポイントです。
次のようなタスクが考えられます。
- 家事 → ゴミ出し、週末の掃除、冷蔵庫の食材整理、洗濯物のたたみ
- 子育て → 習い事のスケジュール調整、学校行事の準備、宿題の確認
- 仕事 → プレゼン資料の作成、会議準備、メール返信、予算見直し
- プライベート → 読みたい本リスト、友人との約束、旅行計画
どこに書き出せばいい？
書き出す場所は自由です。
あなたが「最も使いやすい場所」を選びましょう。
おすすめの収集ツール
- 紙とペン：手軽でいつでも書き始められる
- スマホメモアプリ（iPhoneのメモアプリが最適）
- タスク管理アプリ（Todoist、Upnoteなど）
収集の効果：頭がスッキリする感覚を味わおう
このステップを終えると、驚くほど頭の中がスッキリする感覚を味わえます。
「どこに何があるかわからない」という状態から、
「ああ、これが自分のやるべきことなんだ」と認識できるだけで気持ちが軽くなります。
この感覚が次のステップへのモチベーションにつながります。
ステップ2：「整理」—曖昧なメモを具体的な行動タスクに変換する
収集したタスクをそのまま放置すると、リストがただの「メモの山」になってしまいます。
次にやるべきは、「曖昧なメモ」を具体的な行動タスクに変換することです。
ここでのポイントは、「何をすればそのタスクが完了するのか？」を明確にすること。
ここが一番重要です！具体的なタスク書ける人多いですが、タスクの完了状態を書ける人は意外と少ないです。ずっと取り掛かり中のタスクが残っている状態は、脳のどこかに残ったタスクが居座り続けてチリツモなストレスがどこかで爆発するので要注意です。
曖昧なタスクは行動に落とし込もう
「資料を準備する」とだけ書いてあっても、それが何を指しているのかは未来の自分でもわからなくなります。
行動タスクに変換することで、次に何をするべきかが具体的にわかります。
具体例
- 曖昧なタスク：「資料を準備する」
- 具体的なタスク：「来週の会議資料の表紙デザインを作成する」「スライドを3枚完成させる」
同じように、家事や子育てのタスクも具体化するとスムーズに進みます。
家事の具体例
- 曖昧なタスク：「部屋を片付ける」
- 具体的なタスク：「リビングのテーブルを片付ける」「衣類をたたんで収納する」
子育ての具体例
- 曖昧なタスク：「宿題を確認する」
- 具体的なタスク：「算数のドリルを確認する」「日記のチェックをする」
タスクの具体化が生むメリット
- 次に何をすればいいかが一目でわかる
- 曖昧なタスクが減り、やり忘れがなくなる
- タスクを小さな単位に分けることで、完了までの道筋が見える
この「整理」のステップをしっかり行うと、次に何をすべきかがクリアになります。
ここで一気に行動へのハードルが下がり、モチベーションも上がります！
ステップ3：「整頓」—タスクを分類して適切なタイミングで実行する
タスクが具体化できたら、次は 「整頓（Organize）」 のステップです。
ここで重要なのは、すべてのタスクに優先順位をつける必要はない ということ。
GTDでは、タスクを「今すぐやるもの」「あとでやるもの」「待機中のもの」に分類し、
「実行のタイミング」を意識して整理するのが特徴です。
タスク分類の方法
GTDでよく使われるタスク分類方法は次の3つです。
- すぐにやるタスク（2分以内で終わるもの）
- 短時間で完了するものは、思い立ったときにその場で処理しましょう。
- 例：メール返信、机の上の片付け、資料の印刷
- あとでやるタスク（期限があるもの）
- 具体的な締め切りがあるタスクは、リマインダーやカレンダーに登録してスケジュール化します。
- 例：来週の会議資料作成、子どもの参観日、買い物リストの確認
- 待機タスク（他者の対応が必要なもの）
- 自分で処理できないタスクは「待機リスト」に入れておき、進捗を定期的に確認します。
- 例：取引先からの資料待ち、上司の承認待ち、友人の旅行プラン返信待ち
「整頓」で得られるメリット
- 今すぐやるべきタスクが明確になる
- 長期的なタスクも忘れず、適切なタイミングで処理できる
- 他者とのタスク共有や確認がスムーズになる
この「整頓」のステップを踏むことで、
タスクが頭の中でグルグルしなくなり、今すべきことがはっきりします。
ステップ4：「見直し」—週に1回の定期チェックでタスクを最新化する
GTDの中で、最も忘れがちだけどタスク管理の成功を左右するのが「見直し（Reflect）」のステップです。
タスクを一度整理して終わりではなく、定期的に見直し、常に最新の状態に保つことが大切です。
特に 「週1回のウィークリーレビュー」を取り入れると、タスク管理が一気にスムーズになります。
いわゆる、棚卸しですね。
ウィークリーレビューの手順
週末や週明けなど、自分にとって余裕のあるタイミングで 10〜15分程度、以下の手順を実行しましょう。
- 先週のタスクを確認し、完了したものを削除する
- すでに終わったタスクを削除するだけで、リストがスッキリします。
- 完了タスクを見ることで 達成感が得られ、モチベーションもアップ！
- 未完了のタスクを次週に繰り越す
- 未完了タスクは再確認し、必要なら次週のリストに追加します。
- ここで優先順位を見直すと、次の週がスムーズに進みます。
- 新しいタスクを追加し、状況を更新する
- 新しい予定やタスクを追加し、抜け漏れがないかチェックします。
- 仕事・家事・プライベートすべてを網羅的に見直すのがポイントです。
見直しの効果
- 最新のタスク状況が把握できる → 迷いが減り、実行がスムーズに
- 未完了タスクを忘れずに次へつなげられる
- 仕事や生活の中で「次に何をすればいいか」が明確になる
「見直し」の習慣は、小さな努力で大きな効果をもたらします。
週に1回のリフレッシュタイムだと思って、気軽に取り入れてみてください！
6. ステップ5：「実行」—優先順位を意識してタスクを行動に移す
GTDの最後のステップは 「実行（Engage）」 です。
ここまでで、タスクは具体化され、適切なタイミングで処理できるよう整頓されています。
いよいよ、それを 行動に移すフェーズ です。
1日をスムーズに始める「3つのタスクルール」
1. 「今日やるべき3つのタスク」を選ぶ
すべてのタスクをこなそうとするのは現実的ではありません。
そこで、毎朝 「今日やるべきタスクを3つだけ」選び、そこに集中しましょう。
例：1日の行動リスト
- 【仕事】プレゼン資料のデザインを完成させる
- 【家事】夕食後に食器を片付ける
- 【趣味】子どもと一緒に絵本を読む
2. タスクは「小さな単位」に分ける
大きなプロジェクトは、一度に完了するのが難しいものです。
タスクを小さな行動単位に分けることで、達成感を得やすくなります。
例：旅行の計画を立てる
- 「宿泊先をリサーチする」
- 「移動手段を確認する」
- 「観光スポットをピックアップする」
3. 完了したらチェックする
タスクが完了したら、必ずチェックして達成感を味わいましょう。
この小さな成功の積み重ねが、次の行動へのモチベーションになります。
「実行」の効果
- 行動が具体的になるため、迷いが減る
- 小さな達成感を積み重ねることで前に進む実感が得られる
- 大きな目標も一歩ずつ前進できる
「実行」のステップでは、完璧を求めすぎないことが大切です。
1日で終わらなかったタスクも、次の日に再挑戦すればOK！
着実に一歩ずつ進むことで、最終的なゴールにたどり着けます。
複数人でのタスク管理には「プロジェクト管理」が必要
ここまで紹介してきたGTDは、個人のタスク整理に最適な方法です。
しかし、家族やチームで「複数人が関わるタスク」を進めるときには、少し異なる視点が必要になります。
そこで登場するのが 「プロジェクト管理」 という考え方です。
複数人でタスク管理が必要な場面
例えば、次のような状況を思い浮かべてみてください。
家族旅行を計画する場合
- 母：宿泊先の予約を担当
- 父：移動手段を確認
- 子ども：観光スポットをリサーチ
これを一元管理しておかないと、「誰が何を担当しているのかわからない」「重複作業が発生する」といった混乱が起きます。
仕事でプロジェクトを進める場合
- チーム内で複数人が同じプロジェクトに関わる
- 各自のタスク進捗が見えず、抜け漏れや遅延が発生する
こうした場面では、単なるタスク管理では限界があります。
「誰がどこまで進めているか」を見える化し、全体を把握するプロジェクト管理が必要になります。
プロジェクト管理で得られるメリット
- 進捗が見える化される → 各自がどこまで進んでいるか把握できる
- 役割が明確になる → 仕事の重複や抜け漏れが防げる
- 全体の状況が俯瞰できる → チーム全体が一つの目標に向かいやすくなる
複数人で取り組む場面では、タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールを活用すると、より効果的です。
ここまでくると、プロジェクト全体を管理する感覚が身についてきます。
まとめ — GTDで生活と仕事をもっとスムーズに
ここまで紹介したGTD（Getting Things Done）の5つのステップを実践するだけで、
頭の中が驚くほどスッキリし、タスク整理が楽になるのを実感できるはずです。
もう一度、5つのステップを簡単におさらいしましょう。
- 収集：頭の中にあるすべてのタスクを外に出す
- 整理：曖昧なメモを具体的な行動タスクに変換する
- 整頓：タスクを「実行タイミング」で分類し、優先順位を考える
- 見直し：週1回のウィークリーレビューで常にタスクを最新化
- 実行：優先順位を意識しながら行動に移す
個人のタスク管理をマスターしたら次は「プロジェクト管理」へ
GTDで個人のタスク整理を習慣化できたら、次は複数人でのタスク管理＝プロジェクト管理に進んでみましょう。
- 家族や友人とのイベント計画
- チームで進めるプロジェクト
- 地域や学校の活動の役割分担
プロジェクト管理を取り入れると、全体を俯瞰しながら進められるようになり、「もっと効率的に、余裕を持って過ごせる」ようになります。
まずは今日から「収集」してみよう！
最初にやるべきことは、とてもシンプルです。
「頭の中にあるタスクをすべて外に出す」ことから始めてみましょう。
あとは、GTDの流れに沿って少しずつタスクを整理していくだけでOK！
ストレスが減り、毎日が驚くほどスムーズになりますよ。😊