毎回「進捗どう？」って聞くの、地味にしんどくない？
「進捗どうなってますか？」
何気なく聞いてるこの一言、言う側もしんどいし、聞かれる側もプレッシャー。
正直、毎回聞くのも気まずい。
「また聞かなきゃいけないのか…」「なんか責めてるっぽく聞こえないかな…」とか思う。
で、返ってくるのが「今やってます」「進めてます」みたいな曖昧なやつ。
それ、どのくらい進んでるの？ってなる。結局また聞くことになる。永遠ループ。
このやりとりの時間って意味あるの？
もう、聞かなくても分かる状態にしたほうが早くない？
“進捗どう？”から解放されたいすべての人へ。この記事、捧げます。
「進捗どうですか？」を聞く状態になっていることに問題あり
実はこれ、「聞く側が悪い」わけじゃなくて、見えない設計が悪い。
以下の3つ、全部当てはまるなら要注意です。
- タスクの状態が見えていない
- 進捗の意味が人によって違う
- 情報が更新されていない
タスクの状態が見えていない
ToDoリストには「◯◯の準備」「資料作成中」とだけ書いてある。
でも、それが今どこまで進んでるのか？が分からない。
見えてないから、聞くしかない。
“進捗”の意味が人によって違う
- Aさん：「進行中です」＝構想が頭に浮かんでる段階
- Bさん：「進行中です」＝もう8割終わってる
同じ言葉なのに、中身が違いすぎる。
情報が更新されていない
前に聞いたときと、状態が一緒。
進んでないのか、進んだけど書き換えてないのか、分からない。
つまり、「進捗どう？」って聞くのは、“確認せざるを得ない状態”のサインなんです。
“聞かずに分かる”状態をつくる3つの仕組み
これさえ揃えば、進捗確認からほぼ卒業できます。
タスクに「進捗ステータス」をつける
まずは状態をささっと付けるだけでも効果絶大。
- 未着手（まだ見てもいない）
- 進行中（20%: 実際動き始めている、50%: 半分終了している、etc.）
- 完了
- 保留
タスクの横にこの状態がついてれば、誰がどこにいるか一発でわかる。
ちなみに、“早く動く”だけで信頼される人になるテクもあります。
おすすめは、タスクを動かしたときに一緒にステータスも更新するルール。
「1日1回だけ更新」でもOKです。
“進捗の定義”をチームで統一する
みんなの中で「進行中ってどのくらい？」が違うと、混乱します。
たとえばこんな風にルール化しておくと、意味のズレが減る。
- 「進行中」＝50％以上完了してる状態
- 「完了」＝レビューまで済んでる
曖昧さを減らす＝“聞かなくても分かる”への第一歩。
これがもう全てです。この定義と、関係者の認識合わせ、ステータスの更新ができればもう「進捗報告」なんて不要です見ればわかるから。
プロジェクト全体の“見える場所”を作る
カンバン／ガントチャート／タスクリストなど、形式は何でも良いです。
大事なのは、全員が同じ場所で、同じ情報を見られる状態にすること。極力二重管理は避けること。
たとえばBacklogだと、
- 各タスクの担当、進捗、期限、コメントがひと目で見える
- ガントチャートで「今どのへん？」がすぐ分かる
- ステータス管理もできるから、「進行中詐欺」も起きにくい
「進捗確認」の時間は一番ムダ、重要なのは遅れやリスクに対する議論
毎週の定例会議でよくある光景。メンバーが順番に話します。
「このタスクは…今やってまして…」
その口頭報告、必要ですか？その時にどうして聞く必要ある？
「その進捗、会議の前に見えてたらよくない？」って話です。
オンスケ報告はどうでもいい。それを聞いて、で？ってなるからです。
聞きたいのは、その進捗の遅れやリスクへの対策案です。
テキストでタスクが定量的に見える状態があれば、会議はもっと建設的に使えます。
- どこが詰まってるか
- リスクがあるところはどこか
- どう改善するか？
なぜ、対面でもオンラインのビデオ通話でも、わざわざ集まっているか。
議論や結論を合意するためです。そのために時間を使えるのが理想です。
そのため、「読むだけで伝わる仕事」にしておく状態は、チーム全体の生産性を底上げします。
「聞かずに分かる」は最強のマネジメント
- 聞かれる前に見せる＝信頼される人
- 聞かないでも分かる＝チームの空気が良くなる
- 見える化＝会議時間が減る
進捗って、本来は「問い詰める」ものじゃなくて、
自然と伝わってるものにしていくべきです。
報告受ける側と報告する側と別れているのがそもそも問題です。
何を話せばよいか分かっているなら、各自書いといて、全員で議論・方針合意取ろうで良いはずです。
そのための設計を、いま仕込んでおく。
“進捗どう？”から卒業して、見える仕事スタイルに切り替えていきましょう！
