あなたの職場では、こんなことが日常的に起きていませんか？
✅ 紙の申請書を提出したのに、どこで止まっているのかわからない
✅ Excelのファイルがあちこちにあって、どれが最新なのか混乱する
✅ 同じデータを何度も入力していて、手間と時間がかかる
こうした「ちょっとした不便」は、業務の非効率が原因です。
最初は気にならなくても、積み重なると大きなムダになり、生産性の低下や作業負担の増加を引き起こします。
特に、紙やExcelを使った業務管理は、多くの企業で昔から当たり前のように行われてきました。
しかし、今のビジネス環境では「昔ながらのやり方」に限界が見え始めています。
本記事では、
- 紙やExcelでの管理がなぜ非効率なのか？
- 現場でよくある非効率な業務の具体例
- データで見る「紙とExcel管理」の限界
- 業務プロセスを改善するための具体的なステップ
これらをわかりやすく解説し、ムダをなくし、より効率的に仕事を進めるためのヒントをお伝えします！
「DX（デジタルトランスフォーメーション）」と言われると難しく感じるかもしれませんが、まずは小さな改善からでもOKです。
あなたの職場でも、今のやり方を見直すことで、もっとスムーズに仕事が進むようになるかもしれません！
では、具体的に見ていきましょう。
業務プロセスの「非効率」ってどういうこと？
「なんとなく不便…」が積み重なると、大きなムダになる
「業務が非効率です」と言われても、いまいちピンとこないかもしれません。
でも、日々の業務の中で「なんとなく不便だな」と感じることはありませんか？
例えば、こんな状況を想像してみてください。
- 紙の申請書を提出したけど、いつ承認されるのかわからない…
- Excelの管理表を開いたら、自分が知っている情報と違う…
- 同じ内容を別のシートやシステムに何度も入力している…
こうした小さな「不便」が積み重なると、実は業務全体のムダになっています。
「非効率な業務」とは？3つのポイントで解説
「非効率」とは、簡単に言うと 「ムダな作業が多い」「情報の流れが悪い」「ミスが増える」状態 のことです。
ムダな作業が多い → 業務に時間がかかる
例えば、紙の申請書を提出し、それを別の人がExcelに入力し、その後またシステムに転記する…といった「二度手間・三度手間」が発生している。作業の流れにソフトウェアが入っていますが、前後では紙や別のシステムに同じようなデータを入力しているという不毛な作業をしています。また、「この作業、本当に必要？」と考えたことがないまま続けていることが多い。いわゆる前例踏襲というものですね、実際にそれがないと何が困るか不明のまま続いている。
情報の流れが悪い → 進捗が見えない、探す手間が発生
最新のデータを探すのに時間がかかる。「このファイルのどれが正しいの？」と確認するために、無駄なメールや電話が増える。このように、仕事の半分は、何かを探したり、誰かに確認している作業にみなさん追われていることがよくあります。
ミスが増える → やり直しが発生し、さらに手間が増える
手作業が多いと、どうしても入力ミスや更新ミスが発生する。一度ミスをすると、その修正のためにまた時間が取られる。これはおそらく、単調な作業や繰り返し作業の多い手作業は、さすがに飽きて注意散漫になりミス起きることは身をもって体験していると思います。
アナログ業務の継続は従業員のモチベーション低下を招きます。ある調査では、紙ベースの事務作業を50%以上担当する社員の離職率が、デジタル業務中心の社員より2.3倍高いことが判明しています。また、特に若年層では、時代遅れの業務プロセスに対する不満が顕著で、採用活動にも悪影響を与えている実態があります。
実際に、まだまだデジタル化の余地がある現場の方に聞くと、「こんなことをするために大学を出たんじゃない」と新入社員の９割が１年以内に退職していくと聞きます。福利厚生を分厚くしても改善されなかったそうなので、問題の本質はそこではないのですよね。
参考:
- 【自動販売機の管理業務、その実態は？】現場の過半数が業務過多 約3割が、「ほぼ毎日」ミスが発生していると回答64.4%の企業が「離職者の増加」に悩み
- 業務の効率化：紙やExcelを使わない業務システムによる自動化
「業務の非効率」は目に見えにくいけれど、確実に生産性を下げる
これらの非効率な業務は、1回のミスや手間だけを見ると「ちょっと面倒くさいな」くらいの話に思えるかもしれません。
でも、毎日、何人もの社員が同じような作業をしていると考えるとどうでしょうか？
例えば、
- 1件のデータを転記するのに5分かかる → 1日10件で50分 → 1ヶ月（20日稼働）で約16時間
- 1日に3回「このデータどれが正しい？」と確認する → 1回3分で1日9分 → 1ヶ月で約3時間
こうした「ちょっとしたムダ」が積み重なると、年間で数百時間分の時間をロスしている可能性があるのです。
「うちは特に問題ない」と思っている会社ほど、見直すと改善点が出てくる
「いや、うちはそこまで非効率じゃないから大丈夫」と思うかもしれません。
でも、こういった業務プロセスのムダは、実際に見直してみると意外とたくさんあるものです。
例えば、
- 社員に「業務で一番面倒くさい作業は？」と聞いてみると、意外な課題が出てくる
- 「なんとなく昔からやっているやり方」を見直すと、簡単に改善できることがある
つまり、「今のやり方が本当に最適か？」と考えるだけでも、業務改善の第一歩になるんです。
現場でよくある「非効率な業務」とその問題点
「業務プロセスの非効率が問題だ」と言われても、具体的にどんな場面でそれが発生しているのかが分からないと、実感が湧きにくいですよね。
ここでは、現場でよくある「非効率な業務」の具体例を紹介しながら、何が問題なのかを詳しく見ていきます。
更新漏れが頻発する → 「このデータ、どれが最新？」問題
例えば、以下のような現象が発生します。
- いざ報告書を作ろうとしたら、Excelのデータが自分の知っている数値と違う
- メールで送られてきたファイルを開いたら、他の人が使っているデータと違う
- 上司に「最新のデータちょうだい」と言われて、どのファイルを送るべきか迷う
あるあるですね。次にアクションは、最新版を結局誰かに聞き回らないといけないことがすぐイメージできますね。
考えられるこれらの原因は以下です。
- Excelや紙の管理では、データの更新を「手動」で行わなければならない
- 共有フォルダ内に似たようなファイルが複数存在し、「〇〇最新版(最終)_修正(2).xlsx」など訳の分からない名前になりがち
- 結果、どのデータが最新なのか誰も把握できなくなる
これらの現象によって引き起こる問題点は、チリツモですが結構致命的です。
🔴 ミスの温床になる
→ 古いデータを元に報告書を作ってしまい、間違った判断につながる可能性がある。
例えば、これが投資家向けや外部企業向けの説明だと、非常に危険です。相手にどのような印象を持たれるか想像できるでしょう。一気に信用を失い、支援や取引の継続が致命的なものになります。
🔴 無駄な確認作業が発生する
→ 「どのデータが最新？」とメールやチャットでやり取りする時間が増え、余計な手間がかかる。
はっきり言って、人生の無駄です。不毛な時間以外の何者でもありません。バタバタしてさも仕事しているかのように、自分も他人も勘違いしていると思いますが、なにも生み出していません。二度目ですが、人生の無駄です。
🔴 仕事が進まない
→ 最新データを探しているうちに、肝心の業務が遅れる。お客様や取引先が、この時間にお金を払っていると思うと、ゾッとしますね。
💡 解決策のヒント
「データを一元管理できるシステムを使う」「リアルタイムで更新できるツールを導入する」など、Excelや紙管理の限界を超える方法を検討してみましょう。実績のある前例が山ほどあります。業務を見直せば必ずできるので、全員の人生の無駄を減らしましょう。
同じ情報を何度も入力する → 「手作業のムダ」問題
具体例としては以下です。
- 紙の申請書を書いて、それをExcelに入力し、さらに別のシステムにも手入力する
- 一度入力したデータを別のフォーマットにコピペして貼り付ける作業が多い
- 取引先への見積書や請求書を、いちいち手入力して作成している
原因としては以下ですが、もはや、紙とかソフトウェアとか、そういう話ではありません。仕事の流れとしてどういう情報をどう管理するかということだと思います。
- 紙とExcel、複数のシステムがバラバラに使われているため、それぞれにデータを入力し直す必要がある
- データの連携がうまくいっておらず、システム間で自動反映されない
どんな問題点が起きるか、子どもでも分かりそうなものです。
- 作業時間が増える
- 入力ミスが増え、結果、ミス対応の作業時間が増える
- やる気がなくなる
💡 解決策のヒント
「データを自動連携できる仕組みを作る」「一度入力した情報を他のシステムにも反映できるツールを使う」など、手作業を減らす工夫をしましょう。
連絡ミス・情報共有ミス → 「どこまで進んでる？」問題
他の問題も大きいですが、この問題ほど馬鹿げたものもありません。「どこまで進んでる？」と言うのは誰でもできることです。どこまで進んでいるか、分からないから上司や管理職が聞いてくると思います。これは、上司や管理職が自ら「管理できていない」と告白しているようなものです。
具体例を見てみましょう。
- 申請書を提出したけど、どこで止まっているのか分からない
- 「このタスク、誰が対応するんだっけ？」と確認しないと分からない
- 何回も「確認のための会議」が開かれて、結局何も決まらない
もう、この文章見ているだけで不毛すぎて早退したくなります。
原因としては、以下ですが、アナログ、デジタルの問題でありません。進捗の定義と、進捗を更新する仕組みの問題です。
- 紙の書類だろうがExcelだろうが、状態の定義がなく、進捗の更新タイミングが分からず、進捗実態が分からない
- 誰が次に対応すべきなのかが曖昧になり、対応漏れが発生しやすい
- 「情報共有の場」がないため、関係者全員が同じ情報を見られない
みなさん、もうデジャブ過ぎてわざわざ問題点を出す必要ないと思いますが、とりあえず以下の問題点を見てください。
- 業務の停滞
→「誰が次の作業をするのか分からない」ため、タスクが止まったまま進まない。
- ムダな会議や確認作業の増加
→「進捗どうなってる？」と何度も確認する手間が発生する。
- 対応漏れ・責任の所在が曖昧に
→「誰がやるはずだったのか」が不明確で、結局誰も対応せず放置されることも。
💡 解決策のヒント
業務の進捗状態の定義と、進捗更新の仕組みを提供することが最優先です。その上で「業務フローを可視化する」「タスク管理ツールを使う」ことで、誰が何をすべきかを明確にしましょう。
最優先の取り組みをできる人は年齢に関係ありません。つまり、訓練すれば誰でもできる技術です。
「紙とExcel管理」の限界を示すデータ
これまで、業務の非効率について具体的な例を挙げてきました。
ここでは、実際の調査データを基に、紙やExcelでの管理が抱える問題点を明らかにします。
多くの企業がデジタル化に取り組んでいる現状
約70%の中小企業がデジタル化を推進
ある調査によると、5年前の2019年と比較して「かなり進んでいる」「やや進んでいる」と回答した中小企業が合計で69.6%に上ることが報告されています。（参考: officenomikata.jp）
このデータから、多くの企業がデジタル化に積極的に取り組んでいることがわかります。
背景には、紙やExcelでの管理の限界を感じ、業務効率化や生産性向上を目指している企業が増えていることが考えられます。
92.3%の現場管理者が紙・Excel管理に不満を抱えている
製造業の現場管理者を対象とした調査では、92.3%が「紙・エクセル」での管理に不満を感じていることが明らかになりました。（参考: i-reporter.jp）
具体的な不満として、他ツールとの連携ができない、人的ミスやデータ抽出・分析の手間などが挙げられています。これらの課題は、紙やExcelでの管理が業務効率化の妨げとなっている現状を示しています。
データ入力の手間やミスの発生確率が高まる
エクセルで顧客管理を行う際、データ項目が多くなると、入力の手間やミスの発生確率が高まることが指摘されています。（参考: upward.jp）
手作業でのデータ入力は、ヒューマンエラーを招きやすく、業務の正確性や効率性に悪影響を及ぼします。
特に、複雑なデータや大量の情報を扱う場合、Excelでの管理には限界があると言えます。
業務プロセス効率化を達成した企業は約73%
三菱総合研究所の調査によれば、デジタル化の進展状況として「業務プロセス効率化」を約73%の企業が達成しています。（参考: manegy.com）
デジタル化を推進することで、多くの企業が業務プロセスの効率化に成功しています。
紙やExcelでの管理から脱却し、デジタルツールを導入することで、業務時間の削減や生産性の向上といった具体的な成果を上げています。
業務プロセスを改善するための具体的なステップ
これまで、紙やExcelでの管理がもたらす非効率や問題点についてお伝えしてきました。
では、具体的にどのように業務プロセスを改善していけば良いのでしょうか？
ここでは、現場で実践できる具体的なステップを紹介します。
現状の業務フローを「見える化」する
なぜ見える化が必要なのか？
- 問題点を明確にするため
現在の業務フローを可視化することで、どこにムダや非効率があるのかを具体的に把握できます。 - 全員の共通認識を持つため
チーム全体で現状を共有することで、改善の方向性を一致させることができます。
具体的な方法
業務プロセスの洗い出し
- 各業務の手順を詳細に書き出します。
- 誰が、どのタイミングで、何をしているのかを明確にします。
- フローチャートの作成
- 洗い出した手順を図式化し、視覚的に理解しやすくします。
- 手書きでもデジタルツールでも構いません。
- ムダ・重複作業の特定
- フローチャートを見ながら、不要な手順や重複している作業を探します。
- 例えば、同じ情報を複数回入力している箇所などです。
デジタルツールの導入を検討する
なぜデジタル化が必要なのか？
- 業務効率の向上
手作業をデジタル化することで、作業時間を大幅に短縮できます。 - ミスの削減
自動化により、ヒューマンエラーを減らすことができます。 - 情報共有の円滑化
クラウド上でデータを管理することで、リアルタイムで情報を共有できます。
具体的な方法
- 現状の課題を洗い出す
- どの業務で非効率が発生しているのかを明確にします。
- 例えば、「経費精算に時間がかかっている」「申請書の承認プロセスが遅い」など。
- 適切なツールを選定する
- 課題に対応できるデジタルツールを探します。
- 例えば、経費精算システムやワークフロー管理ツールなど。
- 導入とトレーニング
- ツールを導入し、スタッフへの使い方の教育を行います。
- 最初は抵抗があるかもしれませんが、慣れることで効果を実感できます。
導入事例
- 株式会社アコーディア・ゴルフ
全国150拠点・3000台のPC管理をExcelと紙で行っていましたが、Webデータベースを導入することで情報共有や申請フローの効率化を実現されています。 引用: justsystems.com
定期的な業務プロセスの見直しを行う
なぜ定期的な見直しが必要なのか？
- 業務環境の変化に対応するため
ビジネス環境や社内体制は常に変化しています。定期的な見直しで柔軟に対応できます。 - 継続的な改善を促進するため
定期的にプロセスを見直すことで、常に最適な業務フローを維持できます。
具体的な方法
- 定期的なミーティングの設定
- 月に一度など、定期的に業務プロセスを見直す会議を設けます。
- フィードバックの収集
- 現場のスタッフから日々の業務で感じる問題点や改善案を集めます。
- 改善策の実施と評価
- 集めたフィードバックを基に、具体的な改善策を立案・実行します。
- その効果を評価し、必要に応じてさらに修正を加えます。
まとめ：業務プロセスを見直し、ムダを減らそう！
ここまで、紙やExcelでの業務管理がもたらす非効率な問題について詳しく見てきました。
最後に、この記事のポイントを整理し、今後の改善に向けたアクションを考えてみましょう！
✅ 紙とExcelだけの管理には限界がある
- 情報の更新ミス、入力ミスが頻発する
- 業務プロセスが見えにくく、進捗管理が難しい
- データの重複入力や確認作業に多くの時間を取られる
- 結果として、ムダな手間が増え、生産性が低下する
✅ 多くの企業が「デジタル化」による業務改善を進めている
- 90%以上の企業がデジタル化を推進中（調査データあり）
- Excel管理の入力ミス率は高く、手間のかかる作業が多い
- デジタルツールを導入した企業では、業務時間を大幅に削減できた成功事例も多数
✅ 業務プロセスを改善するための具体的なステップ
1️⃣ まずは「現状の業務フロー」を見える化する
→ どこにムダや重複があるのかを明確にする
2️⃣ ムダな作業・手作業を削減する方法を考える
→ 重複入力をなくし、手作業を減らす仕組みを検討
3️⃣ デジタルツールの導入を検討する
→ 一気に変えるのではなく、改善すべきポイントを絞って導入する
4️⃣ 小さく試しながら改善を進める
→ いきなり全部変えるのではなく、まずは一番負担の大きい業務からデジタル化を試してみる
まずは「今のやり方、本当にベスト？」と考えてみよう！
「DX（デジタル化）」と聞くと、大掛かりな変革を想像してしまいがちですが、
最初の一歩は「業務のムダを減らすこと」から始めればOK！
✅ 「最新データがすぐ見つかる管理方法にできないか？」
✅ 「手入力が多い作業を自動化できないか？」
✅ 「進捗が見えやすいツールを使えないか？」
こうした視点を持ち、業務を少しずつ最適化していくことが、生産性向上の第一歩です。
あなたの職場でも、まずは「今のやり方、本当にベストなのか？」を見直してみませんか？
小さな改善が、大きな効率化につながるはずです！